Управленческий учет является чрезвычайно важным для успешного существования предприятия. Средства автоматизации, которые возникли в несколько последних десятилетий, позволяют значительно упростить это дело. Итак, что собой представляет управленческий учет в "1С" 8.3?

Общая информация

Выбор оптимального пути решения задач неоднозначен и во многом зависит от специфики осуществляемой работы и структурной организации внутренней информационной системы. Хотя хватает и совпадающих моментов. В первую очередь необходимо обратить внимание на конфигурацию информационной системы. И здесь нужно начинать с самого начала - проектирования. От этого во многом зависит стабильность и бесперебойность работы всей системы. Если же её не настроить с самого начала, то в дальнейшем это доставит множество неудобств.

Что собой представляет управленческий учет?

В "1С" 8.3 существует довольно большое количество возможностей. Для одних - это планирование платежей, другие используют систему для формирования бюджетов, третьи рассчитывают полученные от продажи товаров прибыли. Поэтому при построении всей системы необходимо определиться, с какой целью она будет использоваться. Причем здесь необходимо искать золотую середину - чтобы одновременно было понятие о ситуации на предприятии, и не перегружаться данными, с которыми пока ознакомишься - ситуация уже успела измениться.

Возможен и управленческий учет в "1С:Бухгалтерия", но при этом необходимо помнить, что он не может существовать самостоятельно. Он всегда базируется на данных, которые поставляются и информируют об оперативной ситуации. Хотя отражение операций в режиме реального времени не всегда нужно. Но вот о чем следует позаботиться - так это об их финансовой оценке. Хотя всё же главное требование - это чтобы данные поступали вовремя. Здесь многое зависит от деятельности компании, специфики требований к данным, на основании которых формируются отчеты и периоды их предоставления. Одну информацию следует подавать ежедневно, вторую - раз в квартал, третью - по требованию.

Что в сути?

Когда говорят про управленческий учет в "1С:Предприятие", то часто уточняют, что он должен быть более детальным и точным, нежели бухгалтерский. Конечно, такое вполне может быть. Но не обязательно. Ведь управленческий учет в "1С:УПП" представляет собой мощный инструмент, главная цель которого - обеспечение учета в плане счетов и при работе с регистрами. Поэтому, если бухгалтерия покрывает все запросы, то уже на начало следующего периода можно иметь все необходимые данные. Но следует понимать, что есть множество различных факторов, которые оказывают значительное влияние на «правильность» собираемой информации и её соответствие целям УУ. Допустим, ведётся работа с контрагентом. Владелец компании-партнера за это время не менялся. А вот вывеска, юридический адрес и название - не один раз. Поэтому в бухгалтерии будет несколько контрагентов. Хотя для управленческого учета желательно отображать её как одну компанию. Поэтому работа на основании бухгалтерских данных является более подходящим для небольших компаний.

Какое программное обеспечение использовать?

Безусловно, у нас уже есть "1С:Предприятие". Но базовых возможностей часто не хватает. Поэтому часто используются дополнения и настройки, выпускаемые различными фирмами. В качестве примера можно рассмотреть "1С БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет". Оно подойдёт для тех, кто желает консолидировать отчетность, привести её к виду согласно требованиям международных стандартов, обеспечит многовариантное планирование бюджета, позволит вести учет всех договоров. Также с "1С БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет" можно работать с мобильного устройства, что позволяет гибко и оперативно реагировать на возникающие потребности. Правда, удовлетворить всех одной разработкой не получается. И здесь можно порекомендовать дополнительно использовать "1С:ERP Управленческий учет". Эта конфигурация рассчитана на сотрудников экономически-плановых служб, руководителей среднего и высшего звена.

Отдельные моменты в восприятии

Для многих, когда говорят про 1С - бухгалтерский учет, управленческий учет, то первый относят к белому (фискальному), а второй - к реальному, осветляющему существующее положение дел. Да, такое может быть. Но не обязательно. Есть множество компаний, которые работают честно и ничего не утаивают. Поэтому по отношению к ним может быть применено понятие бухгалтерско-управленческого учета. Но что, если часть информации не должна быть представленной в БУ? Здесь тоже есть варианты. Давайте рассмотрим один из них:

1. В базе данных создаётся две организации. Одной можно дать настоящее имя, а вторую назвать, например, «Управленческая».
2. Вся первичная документация вводится во вторую базу данных. Если же документ должен быть отображен в белом учете, то можно настроить его автоматическое копирование в БД с настоящим именем организации.
3. Подобный подход можно использовать при решении задачи консолидации. Допустим, если в компанию входит несколько юридических лиц и нужно исключить операции внутри группы.

Насколько эти подходы можно применить, каждый руководить отдельного предприятия должен решить самостоятельно.

Об актуальности данных

Часто можно услышать, что управленческий учет в "1С" показывает текущие данные и то, что он более оперативный, нежели БУ. Что ж, доля правды в этом есть, но не всегда. Рассмотрим такой пример. Цеховые учетчики оперативно отражают в учете закрытие существующих заказов на производство определённых товаров. Тогда как в БУ он не идёт или продвигается со значительными задержками. Но вряд ли это будет полезно для человека, который занимает должность финансового директора. Скорее, он ориентирован на начальника производства, продавцов и управленцев среднего звена. Далеко не все данные нужно отображать в УУ. Но с другой стороны - бухгалтерия фиксирует авансовые отчеты сотрудников в учете. И здесь есть одна техническая особенность.

Сотрудники периодически могут забывать приносить нужные документы (авиабилеты, проездные). И поэтому, авансовые отчеты будут оформляться не оперативно, а задним числом. Такое положение дел вполне обыденное. Но! Если услуги оказываются фирмой-контрагентом, то они должны предоставлять акт выполненных работ. И если возникнет задержка, то в бухгалтерском учете сформируется дебиторская задолженность. Тогда как согласно УУ её не должно существовать. Кроме этого, управленческий учет в "1С" предполагает более раннее закрытие периода (обычно не позднее десятого числа).

О планировании

Ещё один немаловажный момент. Бухгалтерский отчет в большей мере ориентирован на прошлое и осуществляет фиксацию свершившихся фактов хозяйственной деятельности. Тогда как управленческий учет создаётся для возможности планирования на будущее. Но здесь есть свои нюансы. Так, в первую очередь необходимо обеспечить автоматизацию необходимых задач (например, бюджетирование). Но чтобы не было неприятных моментов, необходимо позаботиться о план-фактном анализе и актуализации.

Для чего?

Итак, зачем может быть реализован управленческий учет в "1С:Бухгалтерия" 8.3? Он необходим в тех случаях, когда нужно знать о движении денежных средств, доходах, расходах и управленческом балансе. Отдельное и пристальное внимание необходимо для целей, которые ставятся перед руководителем. Ведь в управленческий учет можно впихнуть множество данных. Вот только будут ли они полезны? Не следует также забывать и об автоматизации обработки информации. Ведь если руководители будут обрабатывать и сортировать большое количество отчетов, из которых многие попросту не нужны, то упадёт их эффективность работы. И даже для принятия успешных решений им понадобится во много раз больше времени, нежели при грамотной организации труда.

Базовые задачи и трудности в их решении

Итак, нами были рассмотрены программы, управленческий учет "1С" и отличия УУ от БУ. Теперь давайте поговорим о практике. В первую очередь необходимо отметить тот факт, что отчеты, создаваемые в рамках УУ и БУ могут совпадать по форме, но разительно отличаться по своему содержанию. Это наиболее актуально в вопросах детализации (аналитики) и финансовой оценки показателей. В дальнейшем упор будет делаться на управленческий учет. При формировании отчетов про доходы и расходы они содержат разрез центров затрат. Это необходимо для определения, кто приносит больше доходов и/или расходов, как в абсолютных значениях, так и в относительных. Отчеты о движении средств тоже формируются по схожему принципу. При этом привязка идёт не только к статьям, но и местам возникновения трат.

Наиболее сложный момент - это управленческий баланс. Для предыдущих примеров достаточно было учитывать только оборотные показатели. Тогда как для управленческого баланса нужно обеспечить вниманием и остатки. Также при его составлении часто нужно указывать ещё и направление деятельности, если компания многопрофильная. Для упрощения этой задачи могут создаваться номенклатурные группы с последующим распределением между ними ассортимента.

Первый пример

Допустим, в компании «Строительство» есть отдел информационных технологий, который занимается обслуживанием компьютеризированного оборудования и программного обеспечения. Потребителями их услуг являются различные строительные бригады, в составе которых есть сложная строительная техника. При этом отдел ИТ сформирован как самостоятельная организация А и пребывает на отдельном балансе. В конце каждого месяца от неё другой организации Б, которая занимается непосредственно строительством, передаётся акт выполненных работ. В регламентном учете возникают доходы А и расходы Б. Но ведь у них один собственник! Поэтому всего этого движения быть не должно, ведь всё происходит в рамках одной компании. Но для управленческого учета всё же необходимо учитывать расходы, которые несёт отдел информационных технологий. Ведь обслуживание программ и техники - это не бесплатное дело, к тому же, нужно платить заработную плату сотрудникам.

Второй пример

Допустим, что у нас есть компания, где товары идут по определённой цепочке поставок через несколько отделов. Первоначально они в оптовом складе, потом в региональном распределительном центре и заканчивают свой путь в розничном торговом подразделении. Допустим, что соблюдены такие условия:

1. Все перечисленные подразделения являются составляющей одной организации с единственным собственником.
2. Политика управленческого учета предусматривает, что доход рассчитывается исключительно по тому товару, который продаётся конечному потребителю.

Когда продукция реализуется на рынке, то нужно учесть участие всех подразделений. Для этого рассчитывается так называемая сквозная доходность. То есть в управленческом учете необходимо предусмотреть возможность оформления движения товаров по складским помещениям. Но при этом необходимо учитывать и такой момент, который часто упускается, как трансфертные цены, куда включается стоимость перемещения продукции между различными точками. И с учетом всего этого и должны формироваться конечные показатели.

Управленческий учет - это система сбора, регистрации, обобщения и предоставления объективной информации по деятельности организации, необходимой для принятия решений управленческим звеном организации (руководителей). Благодаря организации и внедрению системы управленческого учета появляется возможность анализа финансово-экономического состояния предприятия, распределения ресурсов, оптимизации издержек, улучшения показателей финансового результата.

Задачи управленческого учета, способы и средства их реализации

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно и оперативно решать комплекс задач:

• Осуществлять планирование хозяйственной деятельности посредством бюджетирования;
• Контролировать и оптимизировать затраты с помощью оперативного получения информации;
• Анализировать отклонение фактических показателей от плановых на основании управленческих отчетов.

Способы реализации задач управленческого учета:

• Управленческая (внутренняя) и финансовая (внешняя) отчетность;
• Оперативный учет;
• Бюджетирование.

Средствами реализации являются:

• Бюджет доходов и расходов;
• Бюджет движения денежных средств;
• Прогнозный (плановый) баланс.

В соответствии со всеми видами бюджетов, используемыми на предприятиях в Москве или же в малых городах удаленных регионов России, автоматизация управленческого учета предприятия позволяет осуществлять контроль реализации планов, анализировать отклонение фактических показателей от бюджетных, производить корректировку, принимать управленческие решения. По окончании планового периода составляются:

• Отчет о движении денежных средств;
• Отчет о прибылях и убытках;
• Баланс.

Основные принципы политики организации системы управленческого учета

Организация управленческого учета базируется на определенных принципах управленческой политики компании. К ним относятся:

• Периодичность, соответствующая производственным циклам.
• Преемственность информации и многократное ее использование.
• Формирование показателей отчетности, приемлемых для всех уровней управления.
• Применение бюджетирования.
• Оценка результатов деятельности отдельных структурных подразделений (ЦФО).
• Достоверность, полнота, оперативность информации, возможность анализа.
• Применение единых единиц измерения.

Требования к системе управленческий учет на предприятии

Автоматизация управленческого учета предприятия должна соответствовать определенным требованиям:

• Полнота и объективность отображения всех фактов хозяйственной деятельности.
• Своевременность фиксации и предоставления данных.
• Релевантность показателей.
• Целостность системы управленческого учета.
• Понятность для всех пользователей.
• Регулярность.

Объекты управленческого учета

Учет затрат является одной из наиболее важных задач управленческого учета предприятием. Объективность и оперативность получаемой информации руководителями всех уровней, особенно в части издержек, влияет на эффективность принимаемых ими решений. Поэтому процесс своевременной фиксации показателей использования ресурсов является весьма актуальным в текущей деятельности предприятий в Москве и других регионах РФ. Его эффективная реализация возможна посредством использования программы для управленческого учета. Совокупность объектов управленческого учета, можно объединить в группы:

• Производственные ресурсы;
• Хозяйственные процессы;
• Доходы и затраты;
• Структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам возникновения (ЦФО)).

Бюджетирование в управленческом учете

Процесс бюджетирования позволяет систематизировать управление предприятием, определить цели и пути их достижения, благодаря планированию и конкретизации показателей по всем направлениям деятельности и структурным подразделениям. Организация бюджетирования осуществляется по центрам финансовой ответственности, путем распределения функций, полномочий и обязанностей, определения зоны ответственности, формирования отдельных видов планов с максимальной детализацией. Такой подход позволяет:

• достигать запланированные цели;
• оптимизировать затраты;
• рационально использовать ресурсы;
• оптимально распределять денежные средства;
• улучшать результативность хозяйственной деятельности в целом.

Прогнозирование на предприятии

Формирование бюджетной модели зависит от специфики и вида деятельности предприятия. Но в ее создании все же используются единые принципы.

1. Бюджетная интеграция. Для обеспечения эффективности планирования может создаваться значительное количество видов бюджетов: операционных и финансовых. Они могут формироваться для каждого ЦФО индивидуально. Но все они взаимосвязаны и объединяются в общую бюджетную систему. Генеральным планом является сводный бюджет компании.

2. Принцип последовательности. Все бюджеты составляются в соответствии с определенным регламентом и взаимоувязаны друг с другом. Первичными являются операционные бюджеты, показатели которых сводятся в общий Бюджет доходов и расходов, иногда его называют Бюджетом прибылей и убытков. На его основании составляются финансовые виды бюджетов: Бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс, бюджет капитала.

3. Система бюджетирования реализуется на основе регламентов (определенных норм и нормативов).

4. Сквозное бюджетирование. Сводный бюджет объединяет все виды планов предприятия, все они взаимоувязаны друг с другом.

5. Методическая сопоставимость. При составлении всех видов бюджетов используются единые методологии и подходы. Это необходимо для того, чтобы осуществлять качественный анализ и контроль исполнения планов на основе сопоставимых показателей.

Организация управленческого учета

Все виды отчетности, сопровождающие ведение управленческого учета, являются источниками информации для проведения анализа. В синтезе с отчетами, используемыми в бюджетировании, они являются основой для:

• принятия решений,
• оценки финансового состояния компании, ее платежеспособности и ликвидности,
• прогнозирования динамики развития в перспективе,
• инвестиционной привлекательности,
• определения узких звеньев и формирования мероприятий для их ликвидации,
• корректировки планов,
• контроля исполнения планов,
• оптимизации затрат,
• рационального распределения доходов,
• недопущения кассовых разрывов (текущего дефицита средств),
• системного управления ресурсами,
• оптимизации количества товарных запасов,
• определения достаточности собственных средств для реализации инвестиционных проектов,
• необходимости привлечения заемных средств для успешного внедрения новых технологий и покупки основных фондов;
• определения перспективных направлений развития,
• анализа отклонений фактических показателей от плановых с целью контроля исполнения бюджетов и их корректировки для достижения поставленных целей;
• реализации мер, направленных на улучшение результатов финансовой деятельности в целом.

Основная цель управленческого учета – это изыскать резервы для повышения эффективности деятельности предприятия. Вся информация, получаемая благодаря автоматизации управленческого учета, должна быть востребована руководителями всех уровней, представлять для них экономический интерес и являться основой для принятия рациональных решений, способствующих дальнейшему позитивному развитию компании.

Виды управленческой отчетности

Все виды управленческой отчетности должны устранить неопределенность и определить объективную картину, которая необходима для выполнения управленческих функций. Поэтому, например, автоматизация управленческого учета представляет собой систему связанных показателей, обладающих полным набором характеристик, необходимых для обоснования решений на базе объективных данных.

Все виды управленческой отчетности имеют стандартные формы (в соответствии с утвержденными Положениями учетной политики), но они могут быть детализированы в зависимости от потребностей компании в расшифровке данных. Например, для определения категорий потенциальных покупателей или приоритетных групп товаров, может быть использован специальный отчет, предполагающий обобщение номенклатуры товаров и целевых покупателей по ряду признаков.

Формирование управленческого учета

Формирование управленческого учета можно сгруппировать в три основных блока:

• Отчетность о финансовом положении компании и его изменениях, результатах деятельности.
• Отчетность по основным показателям деятельности.
• Отчетность об исполнении бюджетов.

Наиболее часто на предприятиях, где реализованы проекты с целью административного учета, используются следующие формы отчетности:

• Отчет о движении денежных средств
• Отчет о продажах
• Отчет о произведенной продукции
• Отчет о закупках
• Отчет о запасах сырья
• Отчет о готовой продукции
• Отчет о дебиторской задолженности
• Отчет о кредиторской задолженности.

Для однозначной трактовки объектов могут использоваться различные классификаторы. Их виды и количество определяется, исходя из потребностей компании, и закрепляется в положениях управленческой политики, которую формирует управление административного учета.

На предприятиях в Москве и других городах в РФ наиболее часто используются следующие виды классификаторов:

• Виды продукции
• Виды работы
• Виды услуг
• Виды доходов
• Места возникновения затрат
• Центры финансовой ответственности
• Виды затрат
• Виды активов
• Виды собственного капитала
• Виды обязательств
• Направления инвестиций
• Проекты
• Основные и вспомогательные бизнесс-процессы
• Категории персонала
• Категории контрагентов.

План счетов управленческого учета «WA: Финансист» может соответствовать стандартным бухгалтерским (финансовым) счетам. Он является инструментом системного отображения информации и ее группировки по обобщающим признакам. План счетов может формироваться и в соответствии с задачами компании, он позволяет системно аккумулировать всю информацию о хозяйственной деятельности предприятия.

Общие черты и различия управленческой и финансовой отчетности

На всех предприятиях в Москве и других городах России обязательно ведется финансовый учет, так как он регламентируется законодательством РФ. Его предназначение – предоставление информации для внешних пользователей, в том числе государственных органов (например, налоговой инспекции). Целью внедрения инструментов управленческого учета является предоставление полноценной и объективной информации для внутренних пользователей, которая может способствовать принятию эффективных управленческих решений. Внутренняя информация может являться предметом коммерческой тайны и ее распространение вне рамок компании может сопровождаться санкциями по отношению к нарушителям. Финансовая отчетность является базой для анализа финансовой состоятельности компании, используемой инвесторами, кредиторами или другими лицами, заинтересованными во вложении капитала. Формирование управленческого учета является в первую очередь основой для эффективного менеджмента, так как она отображает объективную информацию о текущем финансовом состоянии предприятия. С ее помощью могут приниматься оперативные решения с целью своевременного реагирования на изменения внешней ситуации или корректировки путей, способствующих достижению стратегических целей.

Формы финансовой отчетности стандартизированы, поэтому понятны для внешних пользователей и сопоставимы по показателям. Формы внутренней управленческой отчетности могут быть разнообразными, утверждаются в соответствии с регламентами компании. Но в свою очередь они также должны быть унифицированы, для того чтобы показатели деятельности были сопоставимы в разрезе функционирования отдельных структурных подразделений.

Управленческая и финансовая системы взаимосвязаны и имеют общность:

• Единые объекты;
• Общий подход к определению целей и контролю их достижения;
• Сходные принципы, если используется идентичный план счетов;
• Однократный ввод первичных данных;
• Информационная база используется для анализа и принятия управленческих решений;
• Применение сходных методик.

Многие хозяйственные операции в финансовой и управленческой системах отображаются идентично, иные все же требуют специфического подхода, в зависимости от политики компании, применяемой для управленческой системы. Эти два вида учета имеют и существенные различия, они касаются следующих аспектов:

• Периодичность. В управленческом - отчетные периоды регламентируются внутренними Положениями, в финансовом – государственным законодательством.
• Характер показателей. В финансовом - все показатели измеряются в стоимостном выражении, в управленческом - спектр единиц измерения более широк, помимо стоимостных критериев могут использоваться натуральные величины и качественные показатели.
• Степень детализации. В управленческой отчетности представляется аналитическая информация более подробно.
• Способ группировки данных. В двух системах могут использоваться разные принципы для группировки информации.
• Степень точности информации. В управленческом - возможны допуски, то есть определенные погрешности, что недопустимо в финансовом.

Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета

Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета включают в себя:

1. Разработка и согласование технического задания
2. Разработка стратегии компании с определением целей и приоритетных направлений
3. Анализ и диагностика существующей организационной структуры, системы финансово экономических отношений, организации производства, систем планирования и ведения бухгалтерского учета.
4. Создание информационной базы для внедрения управленческой системы.
5. Разработка финансовой структуры компании и определение центров финансовой ответственности.
6. Разработка системы управления затратами, классификация затрат.
7. Формирование системы управленческой отчетности.
8. Построение системы бюджетирования.
9. Введение административного учета.
10. Автоматизация процессов.

На каждом этапе постановки задач и внедрения автоматизации управленческого учета разрабатываются соответствующие регламенты, которые определяют нормы и правила. Они отображаются в конкретных Положениях, которые являются документами, отражающими политику компании.

Методологические подходы

Инструменты управленческого учета может классифицироваться по различным признакам, в зависимости от методологических подходов.

1. В зависимости от объемов обрабатываемой информации формирование управленческого учета может быть:

• Систематизированным.
  Ведется на регулярной основе, в него включается измерение, оценка и контроль затрат по всем видам процессов (снабжения, производства, сбыта). Все затраты группируются по статьям и элементам, источникам возникновения и носителям. Осуществляется составление внутренней, содержание, сроки и периодичность предоставления которой удовлетворяют внутренних пользователей и позволяют сделать оценку деятельности предприятия в целом и отдельных структурных подразделений.
• Дифференцированным.
  Содержание является выборочным, зависит от поставленных задач.

2. В зависимости от целей и задач менеджмента формирование управленческого учета может быть:

• Стратегическим.
  Ориентируется на определение перспектив развития компании и обеспечение информацией высшего управления.
• Оперативным.
  Обеспечивает достижение целей в краткосрочном периоде
• Производственным.
  Задача обстоит в обеспечении информацией о себестоимости продукции, величине прибыли, стоимости запасов.

3.В зависимости от методологических подходов к организации управленческого учета могут использоваться:

• Интегрированная (монистическая) система. Управленческая система взаимосвязана с финансовой. План счетов в управленческой системе имеет привязку к счетам финансовой.
• Автономная (дуалистическая) система Предполагается обособленное создание управленческой и финансовых систем. План счетов управленческой системы не привязан к финансовой. Процесс ориентируется только на потребности управления.

4. По охвату видов деятельности и организационной структуры предприятий управленческая система может представлять собой:

• Полную систему. Такой вид распространяется на деятельность предприятия в целом и его отдельные структурные подразделения
• Достаточную систему (с ограниченным набором показателей). Сущность такого вида, заключается в том, что он ведется только по индивидуальным объектам или их группе.

5. По оперативности и контролю данных может применяться учет:

• Фактических данных.
  Используется метод отнесения на затраты фактически потребленных ресурсов, расчета фактической себестоимости и финансовых результатов от реализации продукции.
• Нормативных данных.
  В этом случае предполагается разработка определенных норм затрат и учет ведется также по нормам (стандартам) с выделением отклонений.

6. По полноте затрат могут выделяться виды:

• Полных затрат.
  Себестоимость исчисляется с отнесением всех затрат
• Маржинальных.
  Исчисляется сокращенная себестоимость.

Правила, способствующие эффективному внедрению управленческого учета на предприятие

Автоматизация управленческого учета должна быть системным процессом. На практике же при решении этой задачи руководители компаний даже в Москве – центре сосредоточения бизнес информации, допускают ряд типичных ошибок, исправление которых приводит к дополнительным финансовым затратам и потерям времени. Во избежание таких проблем следует учитывать следующие правила.

1. Внутренние управленческие отчеты должны содержать только необходимую информацию и иметь удобную для восприятия форму. Они должны быть структурированными, легко читаемыми, наглядными. В них должны включаться только те реквизиты, которые необходимы для целей управления. Такой подход не только сокращает время обработки документов, но и делает их более информативными и полезными.

2. Оценка элементов отчетности должна производиться не только на основании финансовых методик, но и с использованием других методологий. При создании правил должны применяться наряду с российскими правилами и международные стандарты.

3. Эффективное внедрение автоматизации управленческого учета может быть осуществлено только после детальной диагностики компании и проведения разъяснительной работы среди менеджеров о необходимости такого действия.

4. В процесс формирования управленческого учета должно вовлекаться значительное количество сотрудников, так как информационной базой в целях управления и реализации процесса продаж будет пользоваться достаточно широкий круг персонала. Эту задачу нельзя возлагать только на бухгалтеров, экономистов и финансистов.

5. При внедрении автоматизации управленческого учета необходимо точно определить схему бизнесс-процессов, произвести ее оптимизацию и распределить функции, создать должностные инструкции. Такой подход позволит избежать дублирования функций.

6. Внедрение управленческого учета предполагает решение целого комплекса задач, с целью повышения оперативности и качества управления и улучшения результатов деятельности по всем направлениям. Поэтому он не может быть ориентирована на решение какой-то одной проблемы. Например, обеспечение документооборота.

7. Процесс совершенствования формирования управленческого учета должен носить постоянный характер. Нельзя допускать, чтобы проведенная единожды оптимизация считалась достаточным действием. Система регулярно должна улучшаться, внедряться новые программные продукты и использоваться инновационные методологии.

8. Необходимо обязательно создавать регламент документооборота, в котором прописаны сроки предоставления документов, сдачи отчетности, мотивация персонала за соблюдение правил. Эффективным решением может стать график документооборота.

9. Корпоративная культура предполагает обмен информацией в точно определенные сроки. Внедрение информационных технологий позволяет эффективно реализовать этот процесс.

10. Инструменты управленческого учета должна соответствовать задачам, поставленным в компании. Ограничение возможностей по техническому фактору не должно быть причиной возникновения дополнительных проблем на предприятии.

Управленческий учет в «WA: Финансист» (платформа 1С 8) – современное решение

По мере развития компании ее организационная структура усложняется, а объемы обрабатываемой информации увеличиваются. Возникает необходимость автоматизации процессов. Эффективная организация управленческой системы неизбежно связана с применением различных программных продуктов. Значительное количество хозяйственных операций, большая номенклатура товаров, масштабный список контрагентов - это малая часть из перечня критериев, которые способствуют усложнению процесса.

На первых этапах после создания предприятия в Москве или другом городе России управленческий учет может вестись с помощью простых таблиц EXEL. Такой подход эффективен при незначительных объемах хозяйственных операций. Вполне закономерно, что при незначительном размере стартового капитала небольшие предприятия прибегают к тем способам, которые можно получить бесплатно. По мере развития компании увеличивается не только количество хозяйственных операций, которые подлежат обработке, но и размер капитала, который можно инвестировать в информационные технологии и программное обеспечение. Систематизацию и оперативность получения информации обеспечивают специальные программы. Наиболее популярным решением задачи является внедрение инструментов управленческого учета в «WA: Финансист».

Крупные компании используют ERP-системы, позволяющие вести все виды учета одновременно. Но такие решения являются весьма дорогостоящими.

Ведение прогнозирование на предприятии с помощью автоматизированного управленческого учета позволяет оперативно обрабатывать значительные объемы информации. В сочетании с дополнительными модулями функции систему могут быть расширены. Пользователи получают ряд преимуществ:

• широкий набор инструментов для учета и контроля, позволяющий получать оперативно информацию и анализировать ее в различных ракурсах;
• применяемые системы и модули легко настраиваются в соответствии с политикой учета и спецификой деятельности компании;
• высокая производительность средств автоматизации позволяет мгновенно обрабатывать значительные массивы информации.

Автоматизация управленческого учета

Программы для управленческого учета позволяют решить задачи автоматизации процессов, контроля и формирования отчетности. Универсальными и эффективными решениями является линейка программных продуктов «WA: Финансист». Они могут использоваться на предприятиях с различной спецификой и объемами документооборота на предприятиях в Москве и других регионах России. Они эффективны для применения в организациях с выделенной финансовой службой, а также в компаниях, которые оперируют сводными данными, получаемыми из внешних систем.

Предлагаемые модули для автоматизации:

• Для обеспечения эффективной работы казначейства и формирования БДДС может использоваться модуль «Управление денежными средствами» (сокращено «УДС»);
• Для формирования бюджета доходов и расходов и прогнозного балансового листа используется модуль «Бюджетирование»;
• Для ведения управленческого учета по корпоративным стандартам и МСФО может применяться модуль «УпрУчет/МСФО»;

С использованием программных продуктов «WA: Финансист», можно реализовать различные варианты для обеспечения автоматизации процессов учета и бюджетирования.

А. Бюджетирование.

Для решения задач бюджетирования и автоматизации процессов можно использовать различные продукты «WA: Финансист»:

1. Если необходимо реализовать полный комплекс бюджетирования используется модуль «WA: Финансист. Бюджетирование».

2. Если на предприятии стоит задача только управления денежными средствами на основе БДДС может применяться модуль «WA: Финансист. УДС».

Б. Оперативный управленческий учет.

Для эффективной организации оперативного управленческого учета и автоматизации процесса с помощью продуктов «WA: Финансист» можно использовать следующие решения:

3. Для оперативного учета движения денежных средств используется модуль «WA: Финансист. УДС» (Управление денежными средствами);

4. Для управленческого учета эффективно использовать модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО»;

5. Если для оперативного учета и анализа оборотных средств необходимо использование функций резервирования товаров, сложного расчета себестоимости и других специфических торговых операций, то модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО» используется как дополнительный к специализированной программе для управленческого учета (например, в 1С 8 Управление торговлей). В этом случае система обеспечит автоматизацию функции закупки и продажи, а модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО» - функции финансовой службы по трансляции данных оперативного анализа.

В. Управленческая отчетность.

Для формирования и анализа отчетности могут использоваться следующие модули:

6. По движению денежных средств - «WA: Финансист. Управление денежными средствами»;

7. «WA: Финансист. Управленческий учет/МСФО» - для формирования управленческой (внутренней) отчетности и финансовой (внешней) отчетности, в том числе по стандартам МСФО.

Отправить эту статью на мою почту

Управленческий учет в 1С представлен в виде ряда аналитических отчетов, на основании которых удобно проводить анализ деятельности организации, выявить проблемы и принимать управленческие решения. Все отчеты в программе находятся в отдельном разделе, который носит название “Руководителю”. В них содержится вся агрегированная информация по первичным данным. Также большинство отчетов формируются в виде диаграмм и графиков, что очень удобно для восприятия.

Как видим, для удобства использования данных отчетов они поделены на соответствующие группы. В рамках этой статьи рассмотрим несколько отчетов для управленческого учета в 1С. Сформируем отчет “Доходы и расходы”, выбрав период и организацию.

Оставьте, пожалуйста, в комментариях интересующие Вас темы, чтобы наши специалисты разобрали их в статьях-инструкциях и в видео-инструкциях.

Отчет выведет диаграмму и таблицу со значениями доходов, расходов и прибыли. При необходимости мы можем расшифровать каждый период и увидеть документы. Для того чтобы посмотреть структуру активов предприятия сформируем отчет “Оборотные средства”.

По диаграмме и данным видно, что активы растут. Однако, в структуре активов происходит увеличение задолженности покупателей в последние месяцы выбранного периода. Необходимо предпринять усилия, чтобы данный актив перешел в более ликвидный, т.е. в денежные средства.

Сформируем отчет из группы “Продажи”, к примеру “Продажи по контрагентам”.

По диаграмме сразу видно, каким контрагентам наша организация продала больше всего товаров. Для более детальной информации следует обратиться к таблице. Также есть возможность настроить отчет по кнопке “Показать настройки” в шапке.

В данном случае в отчет добавлена дополнительная группировка “Номенклатура”, также на закладке “Отбор” можно установить отбор, к примеру, по интересующему нас контрагенту или номенклатурной позиции. После чего необходимо переформировать отчет.

При необходимости аналогичным способом можно сделать отбор по складу или номенклатурной позиции. Далее сформируем интересный отчет “Задолженность покупателей по срокам долга” из группы “Расчеты с покупателями”.

После формирования можно увидеть просроченную задолженность и группировку просроченной задолженности по тому, как долго просрочена задолженность. Интервалы просрочки мы можем регулировать, добавляя нужные или же удалить те, которые нам не интересны. Сделать это также можно по кнопке “Показать настройки”. Аналогичный функционал отчетов в группе “Расчетов с поставщиками”.

И для примера сформируем еще один отчет “Финансовый анализ” из раздела “Анализ”. Отчет имеет несколько закладок. На закладке “Главное” выводится информация о продажах и чистой прибыли. Также коэффициенты ликвидности, показатели рентабельности компании, оценка риска банкротства и кредитоспособности.

На закладке “Бухгалтерская отчетность” представлен бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. При необходимости руководителям предприятия можно настроить права таким образом, чтобы они имели доступ только к рассматриваемому в этой статье разделу.

Компания 1С традиционно уделяет большое внимание задачам развития функций управленческого учета в своих продуктах. На сегодняшний день на рынке систем, построенных на базе платформы 1С 8.3, можно выделить три категории программных продуктов, позволяющих вести управленческий учет в 1С:

1. Продукты компании 1С, решающие задачи комплексной автоматизации деятельности предприятия, включая такую функцию, как автоматизация управленческого учета.
2. Продукты компании 1С, решающие задачу консолидации данных из других систем (в том числе систем первой категории) и получения управленческой отчетности.
3. Программы сторонних компаний (Франчайзи 1С), решающие специализированные задачи управленческого учета.

Основой управленческого учета и его сутью является управленческая отчетность, используемая руководителями разных уровней для контроля деятельности предприятия, планирования и принятия решений на основе поставляемой этой отчетностью данных. Поэтому, несмотря на разнообразие систем и зачастую имеющиеся различия в подходах к обработке и представлению данных, функционал систем схож, а основные отличия заключаются в архитектуре, позиционировании и способе реализации функций.

Решение задач автоматизации управленческого учета в 1С на базе комплексных информационных систем фирмы 1С

Рассматривать функционал решения задач комплексной автоматизации учета на базе 1С лучше всего на примере флагманского решения фирмы «1С:ERP Управление предприятием». Прочие конфигурации в той или иной степени также позволяют решить задачу получения управленческой отчетности, но 1С ERP содержит наиболее полный набор возможностей и подходов к получению управленческой отчетности.

Учет в 1С ERP можно разделить на несколько логических блоков отчетности:

1. Оперативная отчетность, используемая на всех уровнях управления деятельностью предприятия;
2. Регламентированная отчетность, применяемая в первую очередь для передачи в фискальные органы и внешним пользователям;
3. Бюджетная отчетность для целей планирования финансовой деятельности предприятия и контроля выполнения планов;
4. Международная финансовая отчетность (МФУ), применяемая, как правило, для предоставления информации внешним пользователям.

Из представленного перечня в обязательном порядке в 1С ERP ведется только оперативная отчетность. Можно сказать, что она является неотделимой частью системы, и ее невозможно отключить настройками прикладного решения. Остальные функциональные блоки являются отключаемыми, при необходимости можно отказаться от использования одного или нескольких разделов учета, что в целом упростит интерфейс и ускорит работу системы.

Помимо задач получения отчетности, в 1С ERP решаются смежные задачи, связанные с защитой данных и представления отчетности:

1. Разделение прав доступа, как на конкретные отчеты, так и в целом на данные, доступные для анализа;
2. Визуализация данных в произвольном виде (как произвольная настройка внешнего вида отчетов, так и использование виджетов для быстрого доступа к ключевым показателям работы компании);
3. Возможность удаленного подключения к системе и получения доступа к отчетности, в том числе с помощью мобильных устройств.

Оперативная отчетность в 1С

В системе присутствует более сотни отчетов, предназначенных, как для линейного персонала, так и для руководителей предприятия. А с учетом того, что каждый отчет является настраиваемым, своего рода мини-конструктором, то вариантов конечных отчетов оперативного контура существует практически неограниченное количество.

Рисунок №1. Отчеты по продажам

Регламентированная отчетность в EPR

Данные в регламентированном контуре консолидируются внутри системы по данным оперативного контура и отражаются на плане счетов РСБУ. Для анализа полученной отчетности используются стандартные бухгалтерские отчеты: ОСВ, карточка счета и т.д.

К специфике блока регламентированной отчетности можно отнести то, что он является наименее настраиваемым из всех, поскольку требования к отчетности диктуются требованиями текущего налогового законодательства и ПБУ, то есть могут сильно расходиться с принятой в компании учетной политикой управленческого учета.

Бюджетная отчетность и МФУ

В отличие от оперативной и регламентированной отчетности, где в системе 1С уже присутствуют преднастроеные отчеты, управленческая отчетность блоков бюджетирования и МФУ требует предварительной разработки. Связано это с тем, что требования к такой отчетности, правила и порядок получения могут сильно отличаться в разных компаниях, а значит и разрабатывать такую отчетность нужно под нужды конкретной организации.

Рисунок №2. Принцип генерации управленческой отчетности для целей управленческого учета

Визуальное оформление ключевых показателей управленческой деятельности

Отдельно стоит остановиться на механизме визуального представления ключевых показателей деятельности предприятия. В 1С ERP присутствуют механизмы визуального оформления данных, позволяющие быстро оценить состояние ключевых показателей деятельности предприятия.

Рисунок №3. Представление ключевых показателей в 1С ERP

Виджеты являются полностью настраиваемыми, в процессе работы имеет смысл визуально оформить вывод показателей, имеющих ключевое значение для вашей компании.

Получение консолидированной управленческой отчетности на базе продуктов фирмы 1С

У компании 1С есть только одно решение, целенаправленно предназначенное для целей автоматизации консолидации данных и получения управленческой отчетности – 1С:Управление холдингом (УХ). Продукт состоит из набора подсистем, реализующих несколько различных слоев управления:

• Слой подсистем повышения эффективности работы корпораций, включающий в себя:

1. Получение консолидированной управленческой отчетности и отчетности МСФО;
2. Бюджетирование операций и проектов;
3. Бизнес анализ и система сбалансированных показателей.

• Слой подсистем, которые принято связывать с корпоративным контроллингом:

1. Централизованное управление закупками;
2. Централизованное казначейство;
3. Управление договорами

• Слой систем корпоративного учета представлен:

1. Системой управление корпоративными налогами;
2. Системой бухгалтерского учета.

Поскольку решение в первую очередь предназначено для автоматизации управленческого учета управляющих компаний и финансовых служб бизнес-единиц территориально распределенных ИТ ландшафтов, центром системы является функционал интеграции, т.е. решение обычно используется либо как корпоративный шаблон, либо как решение для управляющих компаний (холдингов).

Рисунок №4. Принципиальная функциональная схема 1С Управление холдингом

Следует помнить, что решение предназначено в первую очередь для крупных организаций, в том числе имеющих статус крупного налогоплательщика, поэтому функциональные возможности системы в первую очередь предназначены для решения задач, стоящих перед такими предприятиями:

1. Консолидация данных из внешних систем, включая возможность прямого подключения к СУБД, и получение информации из произвольных файлов Excel;
2. Подготовка отчетности по стандарту МСФО;
3. Реализация функций бюджетирования и казначейства с учетом потребностей крупных предприятий (построение сложных бюджетных моделей, многоуровневое управление бюджетным процессов);
4. Настройка и визуальное представление сбалансированной системы показателей (BSC);
5. Управление инвестиционными программами и анализ инвестиционных проектов;
6. Формирование отчетности контролируемых иностранных компаний;
7. Управление корпоративными налогами.

Программы для автоматизации управленческого учета сторонних компаний (франчайзи 1С) на платформе 1с 8.3

На рынке, помимо непосредственно продуктов фирмы 1С, существует большое количество программ, построенных на платформе 1С:Предприятие 8.3, решающих задачи автоматизации функций управленческого учета и финансового блока в целом. Эти решения разрабатываются и поддерживаются компаниями-партнерами 1С (франчайзи) и должны в обязательном порядке иметь сертификат «1С-Совместимо».

Несмотря на разнообразие решений и заявленный функционал, архитектура продуктов построена по сходному принципу и напоминает решение 1С УХ (с поправкой на масштаб решаемых задач): консолидация данных из внешних систем и дальнейшая конвертация данных для целей получения необходимой отчетности. Лидерами на рынке таких систем являются Wiseadvice Финансист, Бит-финанс, Инталев «Корпоративный менеджмент» и ряд других.

Итоги

Если говорить о том, какую программу для ведения управленческого учета имеет смысл выбрать для внедрения, то универсального ответа на такой вопрос не существует, в каждом конкретном случае надо делать выбор исходя их потребностей и возможностей конкретной организации. Тем не менее, успешная автоматизация управленческого учета может иметь некие общие рекомендации:

1. Если перед компанией стоит задача внедрения системы комплексной автоматизации деятельности, а решение задачи реализации в будущей системе управленческого учета рассматривается как часть задачи внедрения, в первую очередь стоит рассмотреть комплексные конфигурации 1С, например, 1С ERP Управление предприятием.
2. Если в компании уже внедрена система автоматизации деятельности, но требуется решить конкретные задачи получения управленческой отчетности, имеет смысл думать в сторону специализированных решений: для небольших и средних компаний лучше всего подойдут решения от компаний-партнеров 1С, построенные на платформе 1С 8.3. Крупным имеет смысл смотреть в сторону продукта 1С:Управление холдингом.

Мы кратко рассмотрели имеющиеся на сегодняшний день на российском рынке классы систем для автоматизации управленческого учета.

Выбор информационной системы для автоматизации управленческого учета компании зависит от ее потребностей. Крупные предприятия, которым необходима полная и подробная информация, внедряют дорогие ERP-системы, небольшие же компании для этих целей часто используют Excel. Вместе с тем очень многие компании ведут управленческий учет с помощью бухгалтерских систем. Мы решили подробнее рассказать об этом способе организации управленческого учета, опросив пользователей самой распространенной в России учетной программы «1С: Бухгалтерия», а также специалистов компаний, занимающихся ее внедрением.

Журнал "Финансовый директор" № 3 (март) 2004

Сбор информации

Можно выделить три основных варианта сбора и обработки информации в программе «1С», характерные для работы в любых учетных системах.

Первый вариант. Данные управленческого и бухгалтерского учета собираются и вносятся в соответствующие базы отдельно. Никаких проблем с сопоставлением информационных баз не возникает, поскольку в этом нет необходимости. Однако этот вариант очень трудоемок.

Второй вариант. Данные управленческого учета получают путем преобразования данных бухгалтерского учета. Но полностью автоматизированный перенос данных вряд ли возможен, поскольку бухгалтерскую информацию необходимо дополнять. Например, отгрузка собранного компанией компьютера может отражаться в бухучете как отгрузка комплектующих, а сборка их в цельную модель - как отдельная услуга. В то же время в управленческом учете отгрузка компьютера может отражаться как ряд операций (перемещение комплектующих на сборку, сборка, отгрузка единицы продукции). Поэтому такие операции проще отражать в бухгалтерском и управленческом учете раздельно.

Участники исследования: Татьяна Борисовец, руководитель по внедрению «1С» ЗАО «Каландр» (пос. Мамонтовка, Московская обл.). В компании установлены программы «1С: Предприятие», «1С: Торговля и Склад», «1С: Производство и Услуги», «1С: Финансовое планирование»;

Вадим Лебедевич, руководитель отдела консалтинга «МАСАН Бизнес-консалтинг» (Москва). В компании установлены программы «1С: Бухгалтерия», собственные разработки на основе «1С»;

Сергей Порфирьев, начальник отдела внедрения консалтинговой компании «1С: Автоматизация» (Москва);

Евгений Фадеев, директор консалтинговой компании «Дельта IT» (Ижевск);

Станислав Шарипов, генеральный директор консалтинововй компании «АВРО-БУС» (Москва);

Марина Шелудько, финансовый директор компании «Идеальная чашка» (Санкт-Петербург) . В компании установлены программы «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация», «1С: Финансовое планирование».

Третий вариант. Данные бухгалтерского учета получают из данных управленческого учета. При этом операции, связанные с основной деятельностью (закупки, продажи, производство), чаще всего выгружаются из управленческой базы в бухгалтерскую. Ведется также параллельный раздельный учет операций, которые в бухгалтерском и управленческом учете различаются по содержанию. Этот способ самый технологичный. Однако поскольку данные управленческого учета заносятся в базу, как правило, непосредственными исполнителями или экономистами, а потом автоматически переносятся в бухгалтерскую базу, то бухгалтерия может потерять контроль над учетным процессом. Чтобы этого не произошло, обычно автоматизируются наиболее типичные операции, а учет остальных ведет бухгалтерия.

Наше исследование показало, что пользователи учетных модулей «1С» чаще всего применяют первый вариант. Это, в частности, связано с тем, что бухгалтеры средних и мелких компаний, как правило, не хотят брать на себя дополнительную нагрузку и ответственность по ведению управленческого учета и в то же время выступают против вмешательства в их сферу деятельности других сотрудников. В таких компаниях управленческим учетом занимается непосредственно финансовый директор (иногда руководитель предприятия) или же независимый от бухгалтерии отдел, например планово-экономический. Кроме того, управленческий учет и бюджетирование часто не поставлены как управленческие технологии и за принятие решений отвечают один-два человека, которые и являются потребителями финансовой информации, а сама информация четко делится на «черную» и «белую». В таких компаниях не возникает потребности в комплексных системах автоматизации, поэтому для ведения управленческого учета используется параллельная база в программе «1С: Бухгалтерия».

С ростом бизнеса и повышением квалификации управленческих кадров компании отказываются от упрощенного подхода, предпочитая полностью автоматизировать трансформацию данных, то есть переходят ко второму или третьему вариантам. Обычно при этом повышается и прозрачность бизнеса.

При втором и третьем вариантах рабочий план счетов, на основании которого ведется управленческий учет, строится аналогично плану счетов бухгалтерского учета с использованием дополнительных аналитических признаков или субсчетов для учета операций в управленческом учете 1 . В такой ситуации вводить основную массу данных можно однократно, а затем путем выборки по аналитическому признаку или субсчетам создавать требуемые управленческие и бухгалтерские отчеты.

Личный опыт Вадим Лебедевич

Наша методика управленческого учета местами существенно отличается от методики бухгалтерского. Если вести управленческий учет непосредственно в тиражной версии «1С: Бухгалтерия» параллельно с бухгалтерским и налоговым учетом, то программу придется слишком часто перенастраивать после обновлений, связанных с изменением законодательства. Поэтому для нас более эффективным стало ведение управленческого учета в специализированной системе, разработанной на базе «1С: Предприятие».

Евгений Фадеев

Для того чтобы добиться однократного ввода данных, необходимо установить правила, по которым сведения из бухгалтерского учета могут быть перенесены в управленческий. Затем эти правила просто нужно описать в программе.

Данные приходится обрабатывать повторно, если такие правила не разработаны, либо сотрудники, которые обрабатывают информацию для одного из учетных разрезов, например бухгалтерии, не могут определить, как эта информация должна трактоваться для целей управленческого учета. В этом случае переносом бухгалтерских данных в базу управленческого учета занимается экономический отдел.

Татьяна Борисовец

У нас весь учет ведется по месту возникновения операции, то есть проводку в систему вводят сотрудники отделов продаж, склада и производственных цехов, при этом вносятся все необходимые аналитические признаки. Позже бухгалтерия сверяет данные системы с первичными документами.

Чтобы учетная система стала комплексным инструментом сбора и анализа управленческой информации о деятельности компании, необходима ее доработка: сопоставление справочников управленческого и бухгалтерского учета, разработка аналитик, настройка и т. д. Для этого потребуются дополнительные финансовые (от нескольких сотен до десятков тысяч долларов) и временны"е (до одного года) затраты.

Рассмотрим различия между тремя способами получения управленческой информации на примере.

Пример учета хозяйственной операции в «1С: Бухгалтерия» Описание операции

Постановка на учет основного средства (компьютера) и регистрация выписки о состоянии счета.

Первый вариант

Постановка на учет. Компьютер учитывается в базе бухгалтерского учета, заполняется карточка основного средства, где указываются срок эксплуатации, дата постановки на учет, стоимость покупки и т. д. Затем поля карточки, которые будут одинаковыми для обоих типов учета (инвентарный номер, название, материально ответственное лицо, место эксплуатации, тип основного средства), копируются в параллельную базу. Остальные поля, необходимые для ведения управленческого учета (срок амортизации, стоимость основного средства, статья затрат и т. д.), заполняются вручную.

При бухгалтерском учете основного средства в соответствующих документах отражается стандартный набор операций: ввод в эксплуатацию, передача основного средства, перемещение, поступление, списание. На основе этих документов в «1С: Бухгалтерия» автоматически формируются бухгалтерские проводки. В управленческом учете могут отражаться иные операции, поэтому проводки делаются вручную.

Выписка о состоянии счета. Выписка регистрируется в бухгалтерском учете по стандартным правилам и копируется (автоматически или вручную) в базу управленческого учета.

Второй вариант

Постановка на учет. Принципиально не отличается от первого варианта.

Выписка о состоянии счета. Информация о состоянии счетов поступает в бухгалтерию, как правило, оперативно. В управленческую базу данные можно просто импортировать. При излишней детализации бухгалтерской информации детализированная проводка «сворачивается». Например, для бухгалтерии важно разделение на «оплату» (счет 62.1) и «авансы» (счет 62.2). В управленческом учете подобное разделение в отдельных случаях неважно, поэтому такие проводки можно автоматически объединить.

Третий вариант

Постановка на учет. При переносе данных из управленческого учета в бухгалтерский придется заполнять поля карточки основного средства, необходимые для бухгалтерии. Кроме того, поскольку учет основных средств в управленческом учете ведется в форме двойной записи, в бухгалтерскую базу информацию о них также придется импортировать в виде проводок. Учитывать основные средства в бухгалтерской базе также придется с помощью проводок, а это трудоемко. Поэтому при большом количестве основных средств имеет смысл доработать программу так, чтобы можно было автоматически трансформировать проводки управленческого учета в документы бухгалтерского.

Выписка о состоянии счета. Допустим, клиент заплатил аванс за отгруженный товар и бухгалтер внес в управленческую базу проводку: Дебет 51 Кредит 62. Для целей управленческого учета неважно, имеет место аванс или оплата. Для целей же бухгалтерского учета, напротив, необходимо четкое разделение на аванс и оплату. Поэтому автоматически трансформировать проводку из управленческого учета в бухгалтерский не получится. Чтобы решить эту проблему, необходимо предусмотреть возможность проставления типа платежа в электронном документе в управленческом учете.

Пример подготовил Вадим Лебедевич

Дополнение данных учетной системы

Помимо различной трактовки операций в бухгалтерском и управленческом учете существуют еще проблемы совмещения этих типов учета 2 . В тиражных версиях учетных программ, в том числе и в «1С: Бухгалтерия», очень трудно организовать учет нефинансовых показателей (например, количество посадочных мест на квадратный метр площади, процент брака на одного сотрудника). Поэтому при ведении управленческого учета возникает необходимость дополнения и корректировки данных учетных систем.

Несмотря на то что в соответствующих модулях «1С: Предприятие» (например, «Финансовое планирование») есть возможность учета нефинансовых показателей, все участники исследования подчеркнули, что для этой цели обычно используется программа Excel. Так, в компании «Идеальная чашка» при расчете себестоимости продукции ее составляющие, которые отличаются от отражаемых в бухгалтерском учете, вручную переносятся из файлов Excel в модуль «Финансовое планирование». По словам Марины Шелудько, удобнее было бы вести учет в едином контуре. В настоящее время сотрудникам компании приходится с помощью настроек производить выгрузку части данных из «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация» в «1С: Финансовое планирование», а часть данных вводить вручную.

Еще одна проблема при автоматизации управленческого учета с помощью «1С: Бухгалтерия» - учет расчетов между центрами ответственности в рамках одного юридического лица. В бухгалтерском учете такие операции, как правило, не отражаются вовсе, а в управленческом их отражать необходимо. Эта проблема решается с помощью дополнительных настроек.

Личный опыт Станислав Шарипов

У наших клиентов потребность в автоматизации расчетов между внутренними подразделениями возникает не часто. Однако если нужен учет внутренних расчетов, то его можно настроить аналогично схеме учета взаиморасчетов между организацией и внешними контрагентами. Для этого обычно выполняются следующие действия:

• вводится счет, на котором учитываются операции, способные влиять на расчеты между подразделениями (или регистр для компоненты «Оперативный учет»);
• создаются новые документы, которые отражают различные операции, влияющие на взаимные расчеты между подразделениями;
• разрабатываются специальные отчеты, позволяющие получить информацию о расчетах между подразделениями.

Бюджетирование и сопоставление плановых и фактических данных

Бюджеты у компаний-пользователей «1С: Предприятие» составляются либо в Excel, либо в соответствующих приложениях («1С: Финансовое планирование»). Если в качестве системы бюджетирования используется программа, совместимая с «1С», возможна автоматическая загрузка фактических учетных данных, поэтому отслеживать выполнение плана можно регулярно (даже ежедневно).

Ведение оперативного анализа отклонений фактических показателей от плановых возможно при условии, что бо"льшая часть данных вносится в систему на основании операций, информацию о которых вводят исполнители на местах, а не исходя из первичных документов, поступивших в бухгалтерию. При этом на момент ввода операции информация о ней может быть не подтверждена документально. Например, в компании «Каландр», где реализован такой подход, итог предыдущего дня по состоянию движения денежных средств компании попадает в модуль «1С: Финансовое планирование» ежедневно до 11 утра.

Личный опыт Марина Шелудько

В нашей компании планирование производится в модуле «1С: Финансовое планирование». Плановые показатели заносят руководители и сотрудники соответствующих подразделений. Фактические данные по исполнению плана движения денежных средств (из платежных поручений, служебных записок и т. д.) сначала попадают в модуль «Финансовое планирование», а затем передаются на обработку в бухгалтерию. Это позволяет ежедневно отслеживать состояние дел. В бухгалтерию же поступают только подтвержденные документы, которые и попадают в модуль «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация». Контроль за денежными средствами ведется ежедневно, полную же отчетность мы составляем помесячно. Часть данных для полной отчетности сначала обрабатывается в блоке «Комплексная конфигурация», а затем поступает в блок «Финансовое планирование» (производство, потери и т. д.).

Анализ информации

Анализ собранных данных происходит с помощью либо инструментов одного из специализированных модулей «1С: Предприятие» («Финансовое планирование»), либо Excel. При этом все участники исследования используют как стандартные отчеты (отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и отчет о движении денежных средств), так и дополнительные отчетные формы.

Личный опыт Татьяна Борисовец

Для того чтобы данные управленческого учета были доступны всем руководителям среднего звена, нам пришлось добавить отчетные формы, отражающие деятельность разных подразделений. Так, технический отдел получил возможность анализировать расход сырья. Были добавлены отчеты «Отгрузка готовой продукции по видам» (для отдела маркетинга), «Оборот товаров по складам» (отдел продаж), «Учет движения материальных ресурсов», «Затраты на производство по видам продукции» и т. д. Сейчас мы отрабатываем ведение позаказного учета по определенным видам производства. Кроме того, мы настроили систему, чтобы можно было организовать оперативное (ежедневное) списание сырья. В результате весь анализ управленческой информации проводится в «1С: Предприятие».

Марина Шелудько

Использование модуля «Финансовое планирование» позволяет просматривать стандартные отчеты в различных разрезах (подразделения, статьи, показатели) и при необходимости детализировать эти отчеты, чтобы выявить причины отклонений от плана. Таким образом, мы узнаем, какие показатели влияют на значение той или иной статьи бюджета. Помимо трех основных мы используем и другие отчеты, но они формируются в основном в Excel, так как модуль «Финансовое планирование» является статичным инструментом.

Возможности гибкого анализа данных прошлых периодов в «1С: Бухгалтерия» ограничены: нельзя автоматически сформировать отчет, содержащий данные конкретной статьи затрат за несколько периодов; количество аналитических признаков в стандартной системе равно 4, а при дополнительной настройке их число можно увеличить только до 10 (для сравнения - в специализированных системах бюджетирования 12 аналитических признаков считаются небольшим количеством).

Технические аспекты

Определенные проблемы при использовании учетных систем, в частности «1С: Бухгалтерия», связаны с тем, что пользователи стремятся использовать более дешевую (а следовательно, маломощную) версию программы и недорогое оборудование. Поэтому возникают трудности при обработке больших массивов данных. Однако этих проблем можно избежать.

По словам Татьяны Борисовец, на их предприятии (численностью около 700 человек) даже при формировании помесячного отчета о движении денежных средств выгрузка данных в отчет длится всего несколько минут. Станислав Шарипов считает, что точно оценить количество проводок, способное перегрузить систему, сложно: «Допустим, компания численностью от 300 до 900 человек покупает пакет модулей «1С» и оборудование для текущих нужд и при этом продолжает динамично развиваться. Если количество операций в месяц, отражаемых в системе, достигнет 5000-7000 и более, то компании придется потратиться на более мощную версию программы и более производительное оборудование через 1-2 года работы в таком режиме».

Еще один способ, который используют для «разгрузки» системы, - копирование информации о прошлых учетных периодах на резервные носители (компакт-диски, дополнительные серверы и т. п.). Это поможет снизить количество анализируемых данных, к которым при необходимости можно будет обращаться как к архиву.

Что касается ограничения доступа к данным системы, то опрошенные нами пользователи применяют стандартные средства: запрет просмотра по группам данных и редактирования закрытых периодов и т. д. Можно также использовать дополнительные уровни защиты, например электронные ключи, шифрование базы данных и т. п. В большинстве случаев затраты на них минимальны.

Итоги исследования

Исследование показало, что организация управленческого учета на основе программы «1С: Бухгалтерия» подходит компаниям, у которых требования к управлению и анализу данных о своей деятельности невысоки. К ним относятся небольшие и средние предприятия или же отделения крупных корпораций, управленческие функции в которых осуществляются главным образом из «центра». Эта система в большей степени отвечает интересам бухгалтеров, а не руководителей, в том числе финансовых директоров. Поэтому для получения информации о деятельности компании необходимы дополнительные модули «1С: Предприятие» и может потребоваться их доработка с учетом требований менеджеров.

Хотя ведение управленческого учета в «1С» - наиболее простой и экономный способ организации управленческого учета как с финансовой точки зрения, так и с точки зрения трудозатрат, все равно он потребует от предприятия дополнительных ресурсов.

Татьяна Борисовец После автоматизации управленческого учета количество функций у рядовых сотрудников увеличилось. Если раньше работник склада только принимал или отпускал товар, то сейчас он принимает деньги, проверяет карточку клиента и историю платежей. Отдел продаж начал продавать услуги и выписывать акты об их оказании. Удалось упорядочить документооборот на предприятии. Мы целенаправленно сделали «1С» единой для всех подразделений учетной системой.

При достаточно динамичном развитии компании и росте профессионализма управленческого персонала наступает момент, когда для ведения управленческого учета на смену учетной системе должна прийти система более высокого уровня. Так, Марина Шелудько утверждает, что текущую версию «1С» ее компания решила использовать в течение максимум двух лет даже с учетом всех доработок. В то же время, если компания в ближайшие годы не планирует активно расти (увеличивать количество подразделений, открывать филиалы и т. д.), имеет смысл рассматривать «1С» как недорогой и адекватный инструмент для учета и управления и развивать эту систему «вглубь». Учетная система подойдет и компаниям, которые только начинают внедрять управленческие технологии: она поможет научиться структурировать элементы управления для правильной организации работы.

Следует отметить, что все приведенные выводы не относятся к системе «1С: Предприятие 8.0», которая, по замыслу разработчиков, должна значительно расширить возможности управления компанией. Как только появится практический опыт использования этой системы, мы обязательно расскажем о нем на страницах нашего журнала.

Материал подготовлен экспертом журнала Анной Нетесовой